За долгие годы работы у любого общества накапливается множество различных документов, связанных с финансовой отчетностью, кадрами и т.п. При этом в акционерных обществах   есть множество других важных для общества документов, например, таких как: решение о выпуске ценных бумаг, протоколы заседаний совета директоров и общего собрания акционеров, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании, на получение дивидендов и т.п. Возникают разные вопросы, например:

Какие документы необходимо хранить и как?
Какой срок хранения у документов?
Кто имеет доступ к данным документам?

Данный вопрос регулируется Постановлением ФКЦБ № 03-33/пс от 16 июля 2003г. «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Настоящее Положение устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерного общества, а также порядок уничтожения документов срок хранения по которым закончился.

Кто несет ответственность за организацию хранения документов?

Как правильно рассчитать срок хранения документов?

В каком виде хранятся документы в обществе?

Как учитываются документы акционерного общества?

Срок хранения: ПОСТОЯННО

  • Решение об учреждении (создании) общества
  • Договор о создании общества
  • Договор о присоединении (слиянии) общества
  • Передаточный акт
  • Решение о разделении, выделении или преобразовании
  • Разделительный баланс
  • Протоколы торгов (аукциона, конкурса) по купле-продаже земельных участков, зданий
  • Договоры купли-продажи земельных участков, зданий
  • Документы об учете владения (свидетельства о включении в реестр, карты учета), пользования, распоряжения имуществом, помещений, земельных участков в пользование, распоряжении, аренду, собственность организации
  • Учредительные документы (устав), изменения и дополнения к ним
  • Свидетельство о государственной регистрации общества
  • Документы по ценным бумагам:
    • Решение о выпуске ЦБ
    • Проспекты эмиссии
    • Отчеты об итогах выпуска ЦБ
    • Уведомления о регистрации выпуска и отчета об итогах выпуска ЦБ
  • Положения о филиалах и представительствах
  • Материалы, предоставляемые акционерам к годовому общему собранию:
    • Годовой отчет;
    • Годовая бухгалтерская отчетность (бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, приложения к ним, аудиторское заключение, пояснительная записка)
    • Заключения ревизионной комисии 
  • Сводная бухгалтерская отчетность
  • Протоколы общих собраний акционеров
  • Протоколы заседаний:
    • совета директоров;
    • коллегиального исполнительного органа;
    • ревизионной комиссии
  • Решения единоличного исполнительного органа:
    • приказы и распоряжения по основной деятельности
  • Бюллетени для голосования   на общим собрании акционеров

Комментарий к порядку хранения:
счетная комиссиия общества упаковывает бюллетени в конверт, опечатывает, заверяет подписью членов счетной комиссии. Конверт передается на хранение в сейф.

  • Доверенности, выданные акционерами на участие в общем собрании акционеров

Комментарий к порядку хранения:
доверенности прошиваются в виде отдельных папок по каждому собранию акционеров,   нумерются и делаются заверительные надписи членов счетной комиссии общества

  • Списки:
    • аффилированных лиц;
    • лиц, имеющих право на участие в ОСА;
    • лиц, имеющих право на получение доходов по ЦБ;
    • лиц, имеющих преимущественное право приобретения ЦБ;
    • лиц, имеющих право требовать выкупа принадлежащих им акций
  • Ежеквартальные отчеты эмитента за 1 квартал финансового года
  • Регистрационный журнал (по ведению реестра)
  • Лицензии
  • Документы о приватизации (постановления, решения)
  • Контракты с генеральным директором
  • Правила, инструкции, регламенты, методические рекомендации АО
  • Описи документов, передаваемых в архив, и акты о выделении документов к уничтожению

Срок хранения: 75 лет

  • Приказы и распоряжения генерального директора по личному составу

Срок хранения: Не менее 5лет

  • Приказы и распоряжения генерального директора по административно-хозяйственным вопросам
  • Контракты с членами правления АО
  • Документы бухгалтерского учета общетва
  • Отчеты независимых оценщиков
  • Документы бухгалтерской отчетности (квартальной)
  • Лицевые счета акционеров (при самостоятельном ведении реестра)
  • Ежеквартальные отчеты эмитента за 2, 3, 4 кварталы

Срок хранения: 3 года

  • Документы, подтверждающие факт рыссылки   сообщений о проведении общих собраний

Срок хранения: Не менее 1 года

  • Документы бухгалтерской отчетности (месячной)
  • Документы, подлежащие опубликованию или раскрытию в АО:
    • существенные факты, публикуемые АО
    • сведения о приобретении АО более 20 % акций иного АО
    • уведомления об общих собраниях (при опубликовании в периодическом печатном издании)
    • информация о раскрытии АО на странице в сети Интернет годового отчета и годовой бухгалтерской отчетности

Срок хранения: 3 года после замены новыми

  • Внутренние документы АО:
    • Положение об общем собрании акционеров;
    • Положение о коллегиальном исполнительном органе;
    • Положение о совете директоров;
    • Положение о генеральном директоре;
    • Положение о ревизионной комисии;
    • Положение о счетной комиссии;
    • Кодекс корпоративного поведения

Из чего состоит процедура по уничтожению документов общества?